چطور ایمیل های دریافتی مان را مدیریت کنیم؟

شنبه صبح است. شما تعاقب میز نشسته اید و همان حسِ همیشگی را دارید. از فاتحه هفته و روزهای کاری پیش رو نترسیده اید، بلکه از تعداد زیاد ایمیل های دریافتی وحشت کرده اید!

فرض کنید مسئول یک تیم بزرگ هستید و هر روز، حداقل ۵۰ ایمیل دریافت می کنید. قرائت کردن و جواب اعطا کردن به تمام این ایمیل ها، دم یدکی را می گیرد و باید ساعات یدکی را پشت میز بنشینید تا به این فرمان یومیه رسیدگی کنید. پس، مسلم است که از پروژه ها ظهر می مانید و مجبور می شوید تا دیروقت امر کنید تا به کارهای ظهر افتاده برسید.

ایمیل، چنانچه از آن به درستی کاربرد شود ابزار ارتباطی زیاد مفیدی است. ولی ما از حجم متجاوز ایمیل هایی که قبض می کنیم و پاسخ هایی که باید به آنها بدهیم، به فرومانده می آییم.

با وجود این، راه هایی برای مدیریت ایمیل ها وجود دارد که بوسیله شما کمک می کند کارایی تان را بالا ببرید. در این مقاله، استراتژی هایی را برای انجام این فرمان معرفی می کنیم تا از پس مدیریت مؤثر ایمیل ها برآیید.

توجه:

به خاطر داشته باشید که این استراتژی ها ممکن است بخاطر همه کارایی نداشته باشند. بنابراین هنگام فکر کردن درباره ی مدیریت ایمیل ها، خودتان قضاوت کنید کدام استراتژی بیشترین کارایی را برای شما دارد. مطالعه ایمیل ها

برای اینکه بتوانید حجم جعبه دریافت ایمیل را در سطح متناسب کنترلی نگه دارید، بوسیله طور منظم در طول روز، ایمیل های خود را بررسی کنید.

با وجود این، وقفه و حواس پرتی های مداوم ناشی از چند مقرری ای بودن می تواند بهره وری شما را تا قطع زیادی پایین بیاورد و اقتدار شما را بخاطر ورود به شرایط «تچان» هنگام امر روی پروژه های باارزش، محدود یواش.

یک استراتژی که می توانید از آن استفاده کنید این است که در زمان های خاصی از روز که خودتان گلچین می کنید، قوطی دریافت ایمیل ها را بررسی کنید. برای مثال، می توانید اول صبح، قبل از ناهار یا سرانجام روز را به این کار ویژه بدهید.

همچنین می توانید از امکانات نرم افزارهای ایمیل کاربرد کنید تا پیام ها را تو زمان های خاصی «قبض» کنید تا دیگر با گرفتن بی موقع آنها حین انجام کارهای دیگر، دچار حواس پرتی نشوید. اگر امکان مصرف از این کند افزارها را ندارید، حداقل هشدارهای صوتی و تصویری (مبنی به خشکی امدن دریافت ایمیل) را غیرفعال کنید.

می توانید پس از یک پیرامون ی کامل کار متمرکز، یا زمانی از روز که انرژی و خلاقیت شما در پایین ترین سطح صبر دارد، بوسیله قرائت کردن ایمیل ها و پاسخ اعطا کردن بوسیله آنها بپردازید. مقاله ی ما با عنوان «کدام کارها را صبح ایفا بدهیم؟» به شما دستیار می نرم تا نمره بدهید چه ساعتی از روز کمترین انرژی را دارید تا بتوانید برنامه ی زمانی تان را به درستی مدیریت کنید.

اگر نگران نفوذ همکاران، رئیس یا مشتریان تان هستید که مبادا به فکر کردن تأخیر در جواب شهود از شما، سراسیمه یا سردرگم شوند، به آنها تشریح دهید که زمان های خاصی از روزتان بوسیله بررسی ایمیل ها اختصاص دارد و در صورتی که خواسته ی آنها فوری است، می توانند با شما تماس بگیرند یا از پیام رسان های فوری (Instant Messaging) استعمال کنند.

نکته:

روشن است که در فداکار از مشاغل، مجبورید به نعوظ منظم صندوق شهود ایمیل ها را وارسی کنید؛ بوسیله ویژه اگر درون اشتغال شما از ایمیل به عنوان وسایل اصلی وابستگی استفاده می شود. در این مورد هم پهلو اساس نمره خودتان و شرایطی که دارید از این استراتژی ها مصرف کنید. خواندن ایمیل

اگر بدون استعمال ی هوشمندانه از زمان بخواهید ایمیل هایتان را بخوانید، ثانیه زیادی را برای ادا این کار بوسیله هدر خواهید داد.

اگر خواندن ایمیل و جواب دادن به آن، کمینه از دو دقیقه لمحه شما را می گیرد، ابتدا مجاهدت کنید از «قانون دو دقیقه» استفاده کنید. (مفهومی که توسط دیوید آلن، ادیب ی کتاب «Getting Things Done» ابداع شد) یعنی همان موقع به ایمیل پاسخ دهید، حتی اگر از تقدم بالایی هم برخوردار تراشیدن. ایده ای که درون پسِ این کار بود دارد این است که اگر جستار به ایمیلی کمینه از دو دقیقه لمحه شما را می گیرد، بهتر است بوسیله جای اینکه ایمیل را بخوانید و جواب اعطا کردن به آن را به سپس موکول کنید، فوری پس از خواندن، به ایمیل جواب بدهید.

برای ایمیل هایی که قرائت کردن و جواب اعطا کردن به آنها زیاد از دو دقیقه زمان می برد، تو تقویم تان تاریخ مشخص کنید خواه آنها را به فهرست انجام کارهای پیش رو اضافه کنید تا در زمان مناسب بوسیله آنها رسیدگی کنید. اغلب پروگرام های ایمیل گزینه هایی دارند که با مصرف از آنها می توانید ایمیل هایی را که نیازمند پاسخ یا رسیدگی هستند، با علائمی همانند ستاره، مقصد دار و متمایز کنید؛ بنابراین هر زمان که توانستید، از این ابزار حین دستی استفاده کنید. نکته:

بسیاری از ما ایمیل هایی را از لفظ شرکت یا اعضای تیم ستاندن می کنیم که صرفا گنجایش ی وقوف رسانی دارند. چنانچه نام شما درون بخش CC (و در خیر داخل بخش To) درج شده است، این ظن وجود دارد که ایمیل جنبه ی اطلاع رسانی داشته باشد. این نوع ایمیل ها را درون پوشه ی جداگانه ای استراحت دهید تا بعدا آن ها را بخوانید. مرتب کردن ایمیل ها

می توانید فرض کنید صندوق شهود ایمیل شما تهی است؟ این تصور غیرقابل باور است! شاید داشتن یک صندوق دریافت ایمیل خالی، غیرممکن بوسیله نظر برسد؛ اما ساکت نگه داشتن صندوق دریافت ایمیل، غیرممکن محو و باعث می شود تیمار نظم معین کنیم و بی قراری استرس مان برطرف شود.

برای شروع مدیریت ایمیل هایتان، یک جهیز بایگانی سهل ایجاد کنید. از طبقه بندی های جامع استفاده کنید، با عناوینی نظیر: فهرست اقدامات، فهرست انتظار، مرجع، آرشیو. چنانچه بتوانید کارهایتان را مطابق این قسمت قسمت کردن بندی ها جلو ببرید، به ویژه در تک «فهرست اقدامات» و «فهرست انتظار»، آنگاه این فهرست ها به صورت غیررسمی، شبیه یک «سیاهه کارهای پیش رو» می شوند.

اگر چهار پوشه برای نیازهای شما کم است، می توانید بوسیله تعداد پوشه ها اضافه کنید یا از سیستم مرموز رطوبت دستیار بگیرید. برای مثال، می توانید برای هر پروژه ای که روی آن حکم می کنید، یک پوشه درست کنید خواه برای هر یک از مشتریان خواه نمایندگان فروش، مجموعه ای از پوشه ها را ابداع کنید.

مزیت نیکو کردن ایمیل ها به وسیله ی ایجاد این پوشه ها این است که پیدا کردن ایمیل های گذشته آسان تر می شود. به جای اینکه کل سیستم را جست وجو کنید، می توانید به سراغ پوشه ی مخصوص آن ایمیل بروید. استفاده از تنظیمات

اغلب پروگرام های ایمیل، از قبیل Outlook و Gmail به شما امکان می دهند تنظیمات را طوری ارتکاب بدهید که ایمیل ها به محض دریافت بوسیله صورت خودکار در یک پوشه ی خاص فراغت بگیرند.

برای مثال، ممکن است هر روز ایمیل هایی دریافت کنید که صرفا جهت اطلاع رسانی درباره ی میزان فروش محصولات یا خدمات همکاری شما باشند. شما می خواهید این ایمیل ها را شهود کنید، از طرف می خواهید در روانی امور باشید، اما نمی خواهید این گروه از ایمیل ها، قوطی دریافت ایمیل شما را نا کنند.

اینجا جایی است که می توانید تو برنامه ی ایمیل خود تنظیمات را طوری انجام بدهید که طبق آن، ایمیل هایی با نشانی «آمار فروش» به محض دریافت، مثلا در پوشه ی «فروش باهم اتحاد کردن» فراغت گیرند. یعنی لازم حلق شما بوسیله رخ دستی این جابه جایی را اجرا بدهید. با کاربرد از امکانات این برنامه ها، تمامی ایمیل ها با موضوع «آمار فروش» در یک پوشه قرار می گیرند. ایمیل های غیرضروری

اگر به طور مرتب از منابعی مثل خبرنامه ها، وبلاگ ها و مقالات، ایمیل هایی دریافت می کنید، می توانید آنها را به آدرس ایمیل دیگری، فوروارد کنید خواه تنظیمات را طوری انتخاب کنید که این گروه از ایمیل ها به یک پوشه ی خاص منتقل شوند.

این استراتژی ها باعث می شوند صندوق شهود ایمیل شما معقول شود و ایمیل ها درون پوشه های خاص خودشان فراغت بگیرند تا در فرصت کم قیمت خوانده شوند.

نکته:

نوشتن ایمیل های تاثیرگذار برای رئیس، همکاران و مشتریان شما، عظمت زیادی دارد. این توانایی نه تنها از استرس و ناامیدی آنها کم می کند، بلکه چنانچه محتوای ایمیل ِ پاسخ، کوتاه و مربوط به موضوع هم باشد، جلوی اتلاف لحظه شما و آنها را خواهد گرفت. ترویج سنت خوب تیمی

یکی از بهترین کارها برای محدود کردن دامنه ی رسیدگی بوسیله ایمیل ها، ترغیب افراد بوسیله اندک فرستادن ایمیل است.

برای مثال، چنانچه بعضی از اعضای تیم، بوسیله طور مرتب بخاطر شما ایمیل های تمام می فرستند، این موضوع کسالت بار را با آنها در میان بگذارید. به آرامی ولی با جدیت بوسیله آنها بگویید که بوسیله تفکر سقوط وقت، بهتر است ایمیل هایی که می فرستند بیشتر از یک یا دو پاراگراف نباشد. بهتر است هر ایمیلی که محتوایش بیش از دو پاراگراف است را با یک ربط تلفنی جایگزین کرد. از سوی دیگر، همکاران شما به جای فرستادن این ایمیل های طولانی می توانند به دفتر کار شما روال بزنند و به صورت حضوری با شما مصاحبت کنند.

گذشته از اینها، استراتژی های ایمیلی و ارتباطی خوب را در سازمان تان ترویج کنید. افراد را به استفاده از استراتژی های تأکیدشده درون این مقاله، تشویق کنید.

کتاب الکترونیکی مدیریت زمان به روش اساتید هاروارد مدیریت اصولی زمان را بیاموزید تا درون زمانی کمتر، چندین مقابل بیشتر فقره کنید و دیگران را مبهوت عملکرد خود کنید

مشاهده محصول