چطور ایمیل های دریافتی مان را مدیریت کنیم؟

شنبه صبح است. شما پشت میز نشسته اید و همان حسِ همیشگی را دارید. از شروع هفته و روزهای کاری پیش رو نترسیده اید، بلکه از تعداد بسیار ایمیل های دریافتی هراس کرده اید!

تصور کنید مسئول یک تیم بزرگ هستید و هر روز، حداقل ۵۰ ایمیل دریافت می کنید. خواندن و جواب دادن به تمام این ایمیل ها، وقت یدکی را می گیرد و باید ساعات یدکی را پشت میز بنشینید تا به این امر روزمره رسیدگی کنید. پس، مسلم است که از پروژه ها عقب می مانید و مجبور می شوید تا دیروقت کار کنید تا به کارهای دنبال بی ریا برسید.

ایمیل، چنانچه از آن بوسیله درستی استفاده شود ادوات ارتباطی بسیار مفیدی است. اما ما از حجم زیاد ایمیل هایی که دریافت می کنیم و پاسخ هایی که باید به آنها بدهیم، به ستوه می آییم.

با وجود این، روش هایی برای مدیریت ایمیل ها وجود دارد که به شما کمک می کند کارایی تان را بالا ببرید. در این مقاله، استراتژی هایی را بخاطر انجام این کار معرفی می کنیم تا از پس مدیریت مؤثر ایمیل ها برآیید.

توجه:

به خاطر داشته باشید که این استراتژی ها ممکن است برای همه کارایی نداشته باشند. بنابراین هنگام خاطر کردن درباره ی مدیریت ایمیل ها، خودتان قضاوت کنید کدام استراتژی بیشترین کارایی را برای شما دارد. بررسی ایمیل ها

بخاطر اینکه بتوانید حجم صندوق دریافت ایمیل را داخل سطح سزاوار سرزنش کنترلی نگه دارید، به طور منظم داخل کشش روز، ایمیل های خود را بررسی کنید.

با وجود این، وقفه و حواس پرتی های مداوم ناشی از چند شهریه ای بودن می تواند بهره وری شما را تا حد زیادی پایین بیاورد و توانایی شما را برای ادخال به وضعیت «تچان» خلال فقره روی پروژه های باارزش، محدود کند.

یک استراتژی که می توانید از آن استفاده کنید این است که درون زمان های خاصی از روز که خودتان تعیین می کنید، صندوق شهود ایمیل ها را بررسی کنید. برای مثال، می توانید اول صبح، قبل از ناهار یا آخر روز را به این فرمان خاص بدهید.

همچنین می توانید از امکانات نرم افزارهای ایمیل استفاده کنید تا پیام ها را داخل زمان های خاصی «دریافت» کنید تا دیگر با قبض بی موقع آنها حین عمل کارهای دیگر، دچار حواس پرتی نشوید. اگر امکان استفاده از این درنگ افزارها را ندارید، حداقل هشدارهای صوتی و تصویری (مبنی به خشکی امدن قبض ایمیل) را غیرفعال کنید.

می توانید پس از یک دوره ی طولانی فقره متمرکز، یا زمانی از روز که انرژی و خلاقیت شما در پایین ترین سطح صبر دارد، به خواندن ایمیل ها و پاسخ دادن به آنها بپردازید. مقاله ی ما با عنوان «کدام کارها را بامداد انجام بدهیم؟» به شما دستیار می کند تا تشخیص بدهید چه ساعتی از روز کمترین انرژی را دارید تا بتوانید برنامه ی زمانی تان را به درستی مدیریت کنید.

اگر نگران واکنش همکاران، مهتر خواه مشتریان تان هستید که مبادا بوسیله فکر کردن تأخیر در جواب گرفتن از شما، ناراحت یا سردرگم شوند، به آنها تشریح دهید که زمان های خاصی از روزتان بوسیله وارسی ایمیل ها اختصاص دارد و درون صورتی که خواسته ی آنها بلافاصله است، می توانند با شما تماس بگیرند خواه از پیام رسان های فوری (Instant Messaging) کاربرد کنند.

نکته:

روشن است که در فدایی از مشاغل، مجبورید به طور منظم صندوق دریافت ایمیل ها را بررسی کنید؛ بوسیله اختصاص چنانچه در شغل شما از ایمیل به عنوان اسباب واقعی ارتباط استفاده می شود. در این تک تیمار بر بنیان تشخیص خودتان و شرایطی که دارید از این استراتژی ها استفاده کنید. خواندن ایمیل

اگر بدون استفاده ی هوشمندانه از زمان بخواهید ایمیل هایتان را بخوانید، وقت اضافی را برای انجام این فرمان به هدر خواهید داد.

اگر خواندن ایمیل و جواب دادن به آن، کمتر از دو دقیقه وقت شما را می گیرد، ابتدا تقلا کنید از «قاعده دو دقیقه» مصرف کنید. (مفهومی که توسط دیوید آلن، دبیر ی تاریخچه «Getting Things Done» ایجاد شد) یعنی همان موقع به ایمیل پاسخ دهید، حتی اگر از اولویت بالایی بی آرامی برخوردار نیست. ایده ای که در پسِ این کار وجود دارد این است که اگر استفهام به ایمیلی اندک از دو دقیقه نفس شما را می گیرد، بهتر است به جای اینکه ایمیل را بخوانید و جواب دادن به آن را بوسیله سپس موکول کنید، فوری پس از خواندن، به ایمیل جواب بدهید.

برای ایمیل هایی که خواندن و جواب اعطا کردن به آنها بیش از دو دقیقه زمان می برد، داخل تقویم تان کتاب مشخص کنید یا آنها را به فهرست ارتکاب کارهای پیش رو اضافه کنید تا در زمان مناسب به آنها تحقیق کنید. اغلب پروگرام های ایمیل گزینه هایی دارند که با استفاده از آنها می توانید ایمیل هایی را که نیازمند پاسخ یا استفهام هستند، با علائمی نظیر ستاره، نشانه دار و متمایز کنید؛ بنابراین هر زمان که توانستید، از این ابزار دم دستی استعمال کنید. نکته:

بسیاری از ما ایمیل هایی را از لفظ همدستی خواه اعضای تیم اخذ می کنیم که صرفا جنبه ی اطلاع رسانی دارند. چنانچه نام شما در بخش CC (و تو نه در بسرنوشت شوم دچار کردن To) درج شده است، این گمان وجود دارد که ایمیل جنبه ی معارفه رسانی داشته باشد. این جنس ایمیل ها را تو پوشه ی جداگانه ای قرار دهید تا بعدا آن ها را بخوانید. مرتب کردن ایمیل ها

می توانید تصور کنید مجری دریافت ایمیل شما خالی است؟ این تصور غیرقابل باور است! شاید داشتن یک صندوق ستاندن ایمیل خالی، غیرممکن به نظر برسد؛ اما آرام نگه داشتن صندوق دریافت ایمیل، غیرممکن محو و باعث می شود حزن نظم جلوه گر کنیم و هم استرس مان برطرف شود.

برای شروع مدیریت ایمیل هایتان، یک سیستم بایگانی ساده خلق کنید. از طبقه بندی های تام استفاده کنید، با عناوینی بسان: سیاهه اقدامات، فهرست انتظار، مرجع، آرشیو. اگر بتوانید کارهایتان را مطابق این دسته بندی ها جلو ببرید، به اختصاص درون مورد «فهرست اقدامات» و «سیاهه مراد»، آنگاه این سیاهه ها به قیافه غیررسمی، شبیه یک «سیاهه کارهای پیش رو» می شوند.

اگر چهار پوشه بخاطر نیازهای شما کمینه است، می توانید بوسیله تعداد پوشه ها افزودن کنید یا از سیستم تیره لطافت دستیار بگیرید. برای مثال، می توانید برای هر پروژه ای که روی آن امر می کنید، یک پوشه درست کنید یا بخاطر هر یک از مشتریان یا نمایندگان فروش، مجموعه ای از پوشه ها را ایجاد کنید.

مزیت مرتب کردن ایمیل ها به دستگاه ی ابداع این پوشه ها این است که پیدا کردن ایمیل های گذشته آسان زیرفون می شود. به جای اینکه کل جهیز را ضربان وجو کنید، می توانید به سراغ پوشه ی مخصوص آن ایمیل بروید. استفاده از تنظیمات

اغلب پروگرام های ایمیل، از قبیل Outlook و Gmail بوسیله شما امکان می دهند تنظیمات را طوری انجام بدهید که ایمیل ها به محض دریافت بوسیله صورت خودکار در یک پوشه ی اختصاص قرار بگیرند.

برای مثال، امکان پذیر است هر روز ایمیل هایی دریافت کنید که صرفا علت معارفه رسانی درباره ی مقیاس فروش محصولات یا خدمات شرکت شما باشند. شما می خواهید این ایمیل ها را دریافت کنید، چون می خواهید در جریان امور باشید، اما نمی خواهید این گروه از ایمیل ها، صندوق قبض ایمیل شما را نا کنند.

اینجا جایی است که می توانید درون دستور کار ی ایمیل خویشتن تنظیمات را طوری انجام بدهید که طبق آن، ایمیل هایی با عنوان «آمار فروش» به محض دریافت، مثلا درون پوشه ی «خرید باهم اتحاد کردن» قرار گیرند. یعنی لازم نیست شما به صورت دستی این جابه جایی را ارتکاب بدهید. با استفاده از امکانات این برنامه ها، تمامی ایمیل ها با موضوع «آمار فروش» در یک پوشه استراحت می گیرند. ایمیل های غیرضروری

اگر به نعوظ با قاعده از منابعی مثل خبرنامه ها، وبلاگ ها و مقالات، ایمیل هایی دریافت می کنید، می توانید آنها را به آدرس ایمیل دیگری، فوروارد کنید خواه تنظیمات را طوری انتخاب کنید که این گروه از ایمیل ها به یک پوشه ی ویژه منتقل شوند.

این استراتژی ها باعث می شوند مجری ستاندن ایمیل شما خلوت شود و ایمیل ها تو پوشه های ویژه خودشان قرار بگیرند تا تو فرصت مناسب خوانده شوند.

نکته:

نوشتن ایمیل های تاثیرگذار برای رئیس، همکاران و مشتریان شما، شکوه زیادی دارد. این اقتدار خیر تنها از استرس و ناامیدی آنها کم می کند، بلکه چنانچه محتوای ایمیل ِ پاسخ، کوتاه و مربوط بوسیله موضوع هم باشد، جلوی اتلاف وقت شما و آنها را خواهد گرفت. ترویج عادات خوب تیمی

یکی از بهترین کارها برای محدود کردن گام ی تفحص به ایمیل ها، ترغیب افراد به اندک فرستادن ایمیل است.

برای مثال، چنانچه تعدادی از اعضای تیم، به نعوظ مرتب برای شما ایمیل های کامل می فرستند، این موضوع کسالت بار را با آنها درون میان بگذارید. به آرامی اما با تکاپو بوسیله آنها بگویید که بوسیله پندار کمبود وقت، بهتر است ایمیل هایی که می فرستند بیشتر از یک یا دو پاراگراف نباشد. بهتر است هر ایمیلی که محتوایش بیش از دو پاراگراف است را با یک تماس تلفنی جایگزین کرد. از سوی دیگر، همکاران شما به جای فرستادن این ایمیل های کامل می توانند بوسیله دفتر فرمان شما ضابطه بزنند و بوسیله قیافه حضوری با شما صحبت کنند.

گذشته از اینها، استراتژی های ایمیلی و ارتباطی خوب را در سازمان تان ترویج کنید. افراد را به استفاده از استراتژی های تأکیدشده در این مقاله، تشویق کنید.

کتاب الکترونیکی مدیریت زمان بوسیله روش اساتید هاروارد مدیریت اصولی زمان را بیاموزید تا داخل زمانی کمتر، چندین طبق بیشتر فقره کنید و دیگران را مبهوت عملکرد خود کنید

مشاهده محصول